Etude de cas
Logistique de chantiers
ERP métier & Portail Client pour une traçabilité fluide et automatisée
Contexte
NT Transport est une PME spécialisée dans la gestion et le transport de déchets dangereux.
Cette activité nécessite des démarches administratives particulières et rigoureuses pour assurer la traçabilité des déchets du chantier jusqu'aux centres de traitement.
Pour cela, l'entreprise travaille avec un réseau de partenaires et fournisseurs pour le traitement des déchets et pour le transport.
Tableau de bord - ERP Sur mesure
Objectif
Créer un outil unique pour la gestion des opérations: ERP métier et un portail client sur mesure
Finalité
Digitaliser les démarches administratives de la demande client jusqu'à la facturation.
Enjeux
Pour comprendre l'enjeu, il faut visualiser le fonctionnement de NT Transport avant la digitalisation, qui suivait un processus entièrement manuel et fragmenté.
Avant digitalisation, le flux de travail était une succession d'actions manuelles chronophages.
Le client saisissait ses Fiches d’Information Déchets (FID) sur un fichier Excel, qu'il envoyait par email. L'équipe de NT Transport devait alors choisir manuellement le centre de traitement adéquat pour chaque type de déchet.
Ensuite, ils créaient et envoyaient manuellement les demandes de CAP (Certificats d’Acceptation Préalable). Une fois les certificats reçus, les numéros CAP étaient ressaisis à la main dans les fichiers de suivi. Le Bordereau de Suivi de Déchet était lui aussi créé à la main sur la plateforme gouvernementale TrackDéchets.
Le client effectuait la demande de Transport par mail lorsque les déchets étaient prêts à être évacués. Il fallait alors sélectionner un transporteur, éditer un PDF de confirmation, l'envoyer au transporteur, et enfin, exporter toutes les données vers un énième fichier Excel pour pouvoir facturer... à la main.
Chaque chantier nécessitait la gestion de plusieurs fichiers, l'envoi de dizaines d'emails, et d'innombrables copier-coller sans réelle valeur ajoutée.
Exemple de tâches à effectuer - AVANT digitalisation
Formulaire à remplir pour chaque type de déchet
Formulaire à remplir sur le site du gouvernement
pour chaque type de déchet
Cette organisation manuelle avait des impacts lourds, tant opérationnels qu'émotionnels.
⏱️ Temps perdu : Chaque collaborateur passait en moyenne 1h30 par jour sur ces tâches répétitives et à faible valeur ajoutée.
⚠️ Risques d'erreurs : Les saisies manuelles multiples entraînaient des erreurs fréquentes
🧩 Manque de traçabilité : Il était difficile d'avoir une vision d'ensemble. Des classeurs étaient maintenus à jour manuellement pour suivre les projets.
😰 Charge de travail : Pour une équipe de 2 personnes, suivre manuellement des dizaines de dossiers de front générait une charge mentale.
🚫 Croissance freinée : L'entreprise était tout simplement freinée dans sa croissance, faute de temps, de ressources et de visibilité pour développer l'activité.
Digitalisation du processus
Face à ce constat, la vision était claire :
Créer un système unique et centralisé connectant les clients, le back-office (NT Transport) et les prestataires (transporteurs, centres).
Objectif: Automatiser chaque étape de la chaîne de valeur pour fluidifier le processus de bout en bout : Demande client → Demande de Certificat→ Création Bordereau → Transport → Facturation.
Le parcours utilisateur a été entièrement repensé pour être logique, simple et automatisé:
1. Demande client simplifiée Un formulaire web intelligent remplace l'ancien Excel. Il est pré-rempli avec les informations connues du client, sauvegarde les brouillons, et permet un envoi en 1 clic. NT Transport reçoit une notification automatique.
2. Traitement automatique L'ERP analyse la demande et propose automatiquement à l'opérateur NT Transport les 3 centres de traitement les plus économiques et pertinents. Le devis est généré instantanément et envoyé au client pour validation en 1 click.
3. Gestion CAP & BSDA automatisée Les documents CAP sont générés et envoyés par email automatiquement. Lors du retour, le PDF est téléversé dans l'ERP et un OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) extrait le numéro de CAP pour l'intégrer au dossier. Le BSDA est ensuite créé via l'API TrackDéchets, sans double saisie.
4. Transport & Facturation intégrés Le client fait sa demande de transport directement depuis son portail. NT Transport choisit le transporteur (aidé par un filtrage intelligent) et génère le PDF d’affrètement en un clic. Une fois le transport effectué, la facture est créée en 1 click grâce à l'envoi des informations comptables vers Pennylane.
Processus - De la Demande client à l'Emission du bordereau
Avant digitalisation
Après digitalisation
ERP sur mesure
La solution développée se compose de plusieurs briques logicielles connectées pour former un ERP Métier sur-mesure :
Au sein de l'application, il est possible de se connecter et d'avoir accès à une interface suivant le rôle
Back-Office : Un outil métier pour la Gestion de Projets centralisée. Avec tableaux de bord de suivi, fiches chantier détaillées, et un workflow visuel clair à suivre étape par étape pour traiter les chantiers.
Portail Client : Un espace sécurisé permettant aux clients de faire leurs demandes, de suivre en temps réel l'état de leurs chantiers, de télécharger tous leurs documents (CAP, BSDA signés) et de recevoir des notifications automatisées.
Opérateurs : Une application mobile simple pour opérateurs afin de traiter les projets au quotidien : renseigner les numéros de colis, signer les bordereaux, faire remonter les anomalies …
Portail client - sur mesure
Gestion des projets (Interface client)
Formulaire de Demande de Chantier
Détail d'un Chantier (Interface client) - Validation des devis
Fonctionnalités spécifiques
L’application repose sur un ensemble de modules interconnectés, conçus pour simplifier le travail du back-office et fiabiliser chaque étape du processus.
💰 Devis & Facturation
Les équipes peuvent créer et modifier leurs devis directement depuis la plateforme.
Les données sont ensuite envoyées automatiquement vers Pennylane pour générer les devis et factures officielles — sans double saisie.
♻️ Bordereaux de suivi
Les utilisateurs créent ou dupliquent les bordereaux de suivi en un clic.
Toutes les informations nécessaires sont récupérées automatiquement depuis la base de données, puis transmises à TrackDéchets, la plateforme officielle de l’État.
🕓 Historique & commentaires
Chaque action réalisée sur un dossier est enregistrée automatiquement pour assurer une traçabilité complète.
Les utilisateurs peuvent également ajouter des commentaires manuels pour documenter des actions externes à la plateforme.
🧾 Gestion des fournisseurs
Les informations fournisseurs peuvent être ajoutées, modifiées ou mises à jour à tout moment, garantissant une base de données toujours fiable et à jour.
💸 Gestion des prix
Une base centralisée permet de suivre les prix d’achat et de vente des différents prestataires.
Cela permet de chiffrer plus vite les prestations, de garder une tarification cohérente et de proposer le meilleur rapport qualité/prix aux clients.
🤖 Algorithme de sélection
Un algorithme intelligent suggère automatiquement les fournisseurs les plus adaptés selon les caractéristiques du chantier.
L’équipe garde toujours la main sur la décision finale, mais gagne un temps considérable au quotidien.
📄 Génération de documents
Les documents standards (devis, confirmations, CAP, etc.) sont générés automatiquement à partir des modèles et des données en base.
Certains sont même adaptés automatiquement selon le prestataire concerné.
Fonctionnalités - SUR MESURE
Detail du devis (Interface entreprise)
Journalisation des actions (Interface entreprise)
Paramétrage des fournisseurs (Interface entreprise)
Gestion des prix achat/vente (Interface entreprise)
Méthode
Notre approche repose sur une méthodologie simple et structurée, conçue pour impliquer les équipes et livrer une solution réellement adaptée au terrain.
Résultats
Avant | Après |
|---|---|
Process manuel sous Excel | Workflow digitalisé et automatisé |
Relances et mails multiples | Relances automatiques et traçabilité claire |
Aucune vision globale | Dashboard clair par statut et KPI |
1h30/jour/personne perdues | Temps administratif réduit de 60% |
Facturation manuelle | Facturation intégrée et automatique |
Résultats clés :
+60% de temps gagné sur les tâches administratives.
Traçabilité complète des déchets et bordereaux.
Base solide pour un futur SaaS.