Logistique automobile

ERP métier : suivi des prestations sur véhicules & gestion de parc automobile.

Contexte

Hubeecar est une PME spécialisée dans la logistique automobile.

Elle accompagne ses clients dans la gestion opérationnelle de leurs flottes de véhicules, de la préparation à la vente ou à la location.

Cette activité nécessite d'enregistrer et de suivre les prestations réalisées sur des flottes de véhicules, principalement pour le compte de loueurs ou de constructeurs automobiles.

Pour cela, l'entreprise dispose de hubs multi-services (nettoyage, reconditionnement, maintenance…) et travaille avec un réseau de partenaires et de fournisseurs.

Tableau de bord de l'ERP sur mesure — Tableau de bord — ERP sur mesure

Objectif

Créer un outil unique pour la gestion des opérations : un ERP métier pour les chargés de relation client & les équipes terrain.

Finalité

Digitaliser le suivi des prestations, de la commande client jusqu'à la facturation & la gestion du site logistique.

Enjeux

Pour comprendre l'enjeu, il faut visualiser le fonctionnement d'Hubeecar sans la digitalisation.

Chaque année, des milliers de véhicules sont accueillis sur site. Parfois par porte 8, parfois via des convoyeurs individuels. Le défi : les traiter le plus rapidement possible, car chaque jour d'immobilisation est un véhicule qui ne génère pas de revenus.

L'entreprise doit gérer un volume élevé de véhicules, avec des prestations diverses (stickage, mise en énergie, nettoyage, gonflage, carrosserie…), le tout avec un flux journalier variable.

Sans digitalisation, les opérations auraient été vite désorganisées :

Aucune visibilité en temps réel sur l'activité.
Des effectifs souvent mal dimensionnés.
Des états des lieux imprécis et longs à retrouver.
Des prestations difficiles à justifier lors de la facturation mensuelle.

Résultat : une perte de temps, de fiabilité et de rentabilité sur toute la chaîne opérationnelle.

Exemple de tâches à effectuer — avant digitalisation

Bon de livraison rempli à la main avant digitalisation — Bon de livraison

Sans ERP spécialisé, l'activité serait rapidement devenue non rentable :

Temps perdu : chaque prestation saisie manuellement — arrivée/sortie des véhicules, états des lieux, prestations réalisées… Des heures de travail perdues chaque jour, pour chaque collaborateur.
Risques d'erreurs : les doubles saisies et manipulations manuelles entraînent des incohérences fréquentes dans les données et les facturations.
Manque de traçabilité : difficile d'obtenir une vision d'ensemble. Lorsqu'un client demande un détail de facturation, retrouver l'information demande du temps… et n'était pas toujours possible.
Charge de travail : la seule gestion de la facturation aurait nécessité un service complet, soit au moins 4 équivalents temps plein.
Croissance freinée : sans automatisation, les marges restent trop faibles pour absorber la hausse d'activité ou investir dans le développement.

Digitalisation du processus

Face à ce constat, la vision était claire : créer un système unique et centralisé connectant les clients, le back-office et les opérateurs sur site.

Objectif : automatiser chaque étape de la chaîne de valeur pour fluidifier le processus de bout en bout, de la demande client jusqu'à la facturation.

Le parcours utilisateur a été pensé pour être logique, simple et standardisé :

Demande client simplifiée
Un formulaire web permet au client de définir sa commande (ensemble de véhicules). Le système la découpe automatiquement selon les prestations à réaliser.
Planification
Le chef d'équipe planifie les interventions afin de répartir la charge de travail et d'assurer un flux continu.
Entrée / sortie de site
Chaque mouvement de véhicule est horodaté et enregistré. L'opérateur réalise l'état des lieux via un document généré automatiquement.
Prestations terrain
Les opérateurs enregistrent les prestations directement dans l'ERP. En fin de journée, le chef d'équipe ajuste les éventuels écarts (report, replanification…).
Suivi administratif & facturation
Les chargés de relation client complètent les étapes administratives (PV de livraison, vérification des convoyeurs…). En fin de mois, les prestations validées sont automatiquement rattachées à une facture détaillant les opérations réalisées sur chaque véhicule.

Comparatif : enjeux sans digitalisation face à la solution digitalisée avec Hubeecar

ERP sur mesure

La solution développée repose sur plusieurs briques logicielles connectées pour former un ERP sur mesure, entièrement adapté aux besoins de ce secteur d'activité.

Chaque profil utilisateur dispose d'un environnement spécifique, pensé pour simplifier son quotidien et fluidifier la circulation de l'information :

Back-office — Chargé de relation client (CSM)

Un outil métier complet pour gérer les projets et les opérations depuis une interface unique :

Tableaux de bord de suivi des commandes, prestations et factures
Fiches détaillées par dossier
Workflow visuel clair pour traiter chaque étape sans oubli ni erreur

Back-office — Manager

Un tableau de bord synthétique donnant une vision globale de l'activité :

Volume de véhicules traités
Charge de travail par équipe
Suivi des indicateurs de performance et de rentabilité

Opérateurs

Une application mobile simple et intuitive pour gagner du temps sur site :

Horodatage automatique des entrées / sorties
États des lieux et prestations enregistrés en quelques clics
Possibilité d'ajouter des commentaires ou des photos en direct

Portail client

Un espace sécurisé pour impliquer le client dans le processus :

Création de demandes en ligne
Suivi en temps réel de l'état d'avancement
Téléchargement des documents (factures, PV, rapports)

Portail client — sur mesure

Application mobile : liste des dernières entrées / sorties de véhicules sur parc — Liste des dernières entrées / sorties de véhicules sur parc (opérateur)

Application mobile : formulaire d'enregistrement d'une entrée / sortie — Formulaire d'enregistrement d'une entrée / sortie sur parc (opérateur)

Back-office : supervision des entrées / sorties — Supervision des entrées / sorties (back-office)

Fonctionnalités spécifiques

L'application repose sur un ensemble de modules interconnectés, conçus pour simplifier le travail du back-office et fiabiliser chaque étape du processus opérationnel.

Facturation

Les équipes peuvent éditer et modifier leurs factures directement depuis la plateforme. Les données sont ensuite transmises automatiquement vers Axonaut pour la génération et l'envoi des factures officielles aux clients.

Calculatrice de convoyage

Les clients peuvent estimer le coût d'un trajet en quelques secondes : il leur suffit d'indiquer les villes de départ et d'arrivée, un algorithme calcule automatiquement le tarif en fonction de la route la plus courte.

Gestion des espaces sur site

Chaque site dispose d'un nombre limité de places et d'une configuration spécifique. À l'arrivée d'un véhicule, sa place est enregistrée afin d'optimiser la gestion du parc et de gagner du temps sur les grands sites.

Gestion des convoyeurs

Les informations administratives liées aux convoyeurs sont centralisées et mises à jour en temps réel. Des alertes automatiques signalent les documents manquants ou expirés, garantissant la conformité des prestataires.

Gestion des prix

Une base de données centralisée regroupe l'ensemble des tarifs applicables aux prestations. Les devis et factures sont calculés automatiquement pour assurer une cohérence tarifaire totale entre sites et clients.

Génération de documents

Factures, procès-verbaux, états des lieux : tous les documents sont générés à partir de modèles préconfigurés. Les équipes gagnent plusieurs heures par semaine.

Système de ticketing intégré

Les utilisateurs peuvent émettre des tickets directement depuis une ligne de prestation ou de facturation pour poser une question au chargé de relation client. Un suivi transparent et une communication fluide entre les équipes et les clients.

Fonctionnalités — sur mesure

Méthode

Notre approche repose sur une méthodologie simple et structurée, conçue pour impliquer les équipes et livrer une solution réellement adaptée au terrain.

Cartographie des processus

La première étape consiste à cartographier les processus clés de l'entreprise.

Cela permet de comprendre le fonctionnement global, les rôles de chaque partie prenante et les interactions à digitaliser.

Dans ce projet, nous avons concentré notre analyse sur deux processus centraux :

Le traitement des commandes, de la demande initiale jusqu'à la facturation.
La gestion du parc automobile.

Tous les autres modules (prestataires, prix, ticketing…) découlent naturellement de ce cœur métier.

Parcours utilisateur

Nous imaginons ensuite le parcours de chaque type d'utilisateur (client, opérateur, CSM, manager). Une interface claire et intuitive détermine l'adoption du produit.

Nous travaillons main dans la main avec les futurs utilisateurs :

entretiens et tests de prototypes,
itérations rapides sur les maquettes,
validation collective des écrans clés.

Des maquettes interactives permettent de tester l'application avant son développement, afin d'impliquer les équipes et d'assurer la cohérence du produit dès le départ.

Architecture technique

Une fois les besoins confirmés, nous définissons l'architecture technique :

choix des outils (Airtable, Make, Axonaut, Glide),
structure des données,
connecteurs et automatisations à mettre en place.

Cette étape garantit une base solide pour la suite du projet.

Développement

Le développement se déroule en plusieurs phases :

Création d'un MVP (produit minimum viable) couvrant le cœur fonctionnel.
Tests et retours utilisateurs en conditions réelles.
Ajout progressif des fonctionnalités avancées après validation du terrain.

Cette approche itérative permet de livrer rapidement de la valeur tout en sécurisant les évolutions futures.

Déploiement

Une fois le produit validé, nous assurons un déploiement complet en environnement réel :

migration des données clients (modèles de documents, données fournisseurs…),
paramétrage des accès utilisateurs,
formation des équipes.

L'objectif : que l'outil soit opérationnel dès le premier jour.

Maintenance

Un ERP sur mesure évolue avec l'entreprise.

Nous assurons une maintenance corrective et préventive, tout en gérant les retours via un système de tickets simple et transparent.

Cette phase est aussi l'occasion d'identifier de nouvelles opportunités d'amélioration pour enrichir la plateforme au fil du temps.

Résultats

+1h gagnée par opérateur et par jour.
Confort d'utilisation pour les équipes terrain (appli mobile) et le back-office (appli web).
Baisse du temps d'immobilisation des véhicules (plusieurs jours par commande).
Traçabilité complète de chaque prestation facturée.
Visibilité en temps réel sur l'activité pour le management.

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