Etude de cas
Logistique automobile
ERP métier : Suivi des prestations sur véhicules & Gestion de parc automobile.
Contexte
Hubeecar est une PME spécialisée dans la logistique automobile.
Elle accompagne ses clients dans la gestion opérationnelle de leurs flottes de véhicules, de la préparation à la vente ou location.
Cette activité nécessite d'enregistrer et de suivre les prestations réalisées sur des flottes de véhicules.
Principalement pour le compte de loueurs ou constructeurs automobiles.
Pour cela, l'entreprise dispose de Hubs multi-services (nettoyage, reconditionnement, maintenance…) et travaille avec un réseau de partenaires et fournisseurs.
Tableau de bord - ERP Sur mesure
Objectif
Créer un outil unique pour la gestion des opérations: ERP métier pour les chargés de relation client & les équipes terrain.
Finalité
Digitaliser le suivi des prestations de la commande client jusqu'à la facturation & la gestion du site logistique.
Enjeux
Pour comprendre l'enjeu, il faut visualiser le fonctionnement d'Hubeecar sans la digitalisation.
Chaque année des milliers de véhicules sont accueillis sur site. Parfois par Porte 8, parfois via des convoyeurs individuels.
Le défi : les traiter le plus rapidement possible.
Car chaque jour d’immobilisation, c’est un véhicule qui ne génère pas de revenus.
L’entreprise doit gérer un volume élevé de véhicules. Avec des prestations diverses (stickage, mise en énergie, nettoyage, gonflage, carrosserie…).
Le tout avec un flux de véhicules journalier variable.
Sans digitalisation, les opérations auraient été vite désorganisées:
Aucune visibilité en temps réel sur l’activité.
Des effectifs souvent mal dimensionnés.
Des états des lieux imprécis et longs à retrouver.
Des prestations difficiles à justifier lors de la facturation mensuelle.
Résultat : une perte de temps, de fiabilité et de rentabilité sur toute la chaîne opérationnelle.
Exemple de tâches à effectuer - AVANT digitalisation
Bon de livraison
Sans ERP spécialisé, l’activité serait rapidement devenue non rentable :
⏱️ Temps perdu : Chaque prestation saisie manuellement : arrivée/sortie des véhicules, états des lieux, prestations réalisées… Des heures de travail perdues chaque jour pour chaque collaborateur.
⚠️ Risques d'erreurs : Les doubles saisies et manipulations manuelles entrainent des incohérences fréquentes dans les données et les facturations.
🧩 Manque de traçabilité : Difficile d’obtenir une vision d’ensemble. Lorsqu’un client demande un détail de facturation, retrouver l’information demande du temps… et n’était pas toujours possible.
😰 Charge de travail : La seule gestion de la facturation aurait nécessité un service complet, soit au moins 4 équivalents temps plein.
🚫 Croissance freinée : Sans automatisation, les marges restent trop faibles pour absorber la hausse d’activité ou investir dans le développement.
Digitalisation du processus
Face à ce constat, la vision était claire :
Créer un système unique et centralisé connectant les clients, le back-office et les opérateurs sur site.
Objectif: Automatiser chaque étape de la chaîne de valeur pour fluidifier le processus de bout en bout : de la demande client jusqu’à la facturation.
Le parcours utilisateur a été pensé pour être logique, simple et standardisé:
Demande client simplifiée
Un formulaire web permet au client de définir sa commande (ensemble de véhicules). Le système la découpe automatiquement selon les prestations à réaliser.Planification
Le chef d’équipe planifie les interventions afin de répartir la charge de travail et d’assurer un flux continu.Entrée/Sortie de site
Chaque mouvement de véhicule est horodaté et enregistré. L’opérateur réalise l’état des lieux via un document généré automatiquement.Prestations terrain
Les opérateurs enregistrent les prestations directement dans l’ERP. En fin de journée, le chef d’équipe ajuste les éventuels écarts (report, replanification…).
Suivi administratif & Facturation
Les chargés de relation client complètent les étapes administratives (PV de livraison, vérifications des convoyeurs…).
En fin de mois, les prestations validées sont automatiquement rattachées à une facture détaillant les opérations réalisées sur chaque véhicule.
ERP sur mesure
La solution développée repose sur plusieurs briques logicielles connectées pour former un ERP sur mesure, entièrement adapté aux besoins de ce secteur d'activité.
Chaque profil utilisateur dispose d’un environnement spécifique, pensé pour simplifier son quotidien et fluidifier la circulation de l’information :
Back-Office - Chargé de relation client (CSM) : Un outil métier complet pour gérer les projets et les opérations depuis une interface unique :
Tableaux de bord de suivi des commandes, prestations et factures,
Fiches détaillées par dossier,
Workflow visuel clair pour traiter chaque étape sans oubli ni erreur
Back-Office - Manager : Un tableau de bord synthétique donnant une vision globale de l’activité :
Volume de véhicules traités
Charge de travail par équipe
Suivi des indicateurs de performance et rentabilitéOpérateurs : Une application mobile simple et intuitive pour gagner du temps sur site :
Horodatage automatique des entrées/sortie
États des lieux et prestations enregistrés en quelques clics
Possibilité d’ajouter des commentaires ou photos en directPortail Client : Un espace sécurisé pour impliquer le client dans le processus :
Création de demandes en ligne
Suivi en temps réel de l’état d’avancement
Téléchargement des documents (factures, PV, rapports)
Portail client - sur mesure
Liste des dernières Entrée/Sortie de véhicules sur Parc (Opérateur)
Formulaire d'enregistrement d'une Entrée/Sortie sur Parc (Opérateur)
Supervision des Entrées/Sortie (Back-Office)
Fonctionnalités spécifiques
L’application repose sur un ensemble de modules interconnectés, conçus pour simplifier le travail du back-office et fiabiliser chaque étape du processus opérationnel.
💰 Facturation
Les équipes peuvent éditer et modifier leurs factures directement depuis la plateforme.
Les données sont ensuite transmises automatiquement vers Axonaut pour la génération et l’envoi des factures officielles aux clients.
♻️ Calculatrice de convoyage
Les clients peuvent estimer le coût d’un trajet en quelques secondes grâce à une interface simple et intuitive.
Il leur suffit d’indiquer les villes de départ et d’arrivée : un algorithme calcule automatiquement le tarif en fonction de la route la plus courte.
🕓 Gestion des espaces sur site
Chaque site dispose d’un nombre limité de places de stationnement et d’une configuration spécifique.
Lorsqu’un véhicule arrive, sa place est enregistrée afin d’optimiser la gestion du parc et de gagner du temps sur les grands sites.
🧾 Gestion des convoyeurs
Les informations administratives liées aux convoyeurs sont centralisées et mises à jour en temps réel.
Des alertes automatiques signalent les documents manquants ou expirés, garantissant la conformité des prestataires.
💸 Gestion des prix
Une base de données centralisée regroupe l’ensemble des tarifs applicables aux prestations.
Les devis et factures sont calculés automatiquement pour assurer une cohérence tarifaire totale entre sites et clients.
📄 Génération de documents
Factures, procès-verbaux, états des lieux : tous les documents sont générés à partir de modèles préconfigurés.
Les équipes gagnent plusieurs heures par semaine.
🎫 Système de ticketing intégré
Les utilisateurs peuvent émettre des tickets directement depuis une ligne de prestation ou de facturation pour poser une question au chargé de relation client.
Ce système favorise un suivi transparent et une communication fluide entre les équipes et les clients.
Fonctionnalités - SUR MESURE
Formulaire de Création d'un Ticket
Bon de livraison généré automatiquement
Suivi des Facturations
Liste des boxages / déboxages sur site
Méthode
Notre approche repose sur une méthodologie simple et structurée, conçue pour impliquer les équipes et livrer une solution réellement adaptée au terrain.
Résultats
+1h gagné par opérateur par jour.
Confort d'utilisation pour les équipes terrain (appli mobile) et pour le Back office (appli web).
Baisse du temps d'immobilisation des véhicules (plusieurs jours par commande).
Traçabilité complète de chaque prestation qui est facturée.
Visibilité temps réel sur l'activité pour le Management.